Encuesta de valoración sobre el nivel de transformación digital

En niveles bajos de digitalización recomendamos:

Inicialmente centrar la atención en la mejora de procesos internos de poco valor para el cliente y que suponga un coste directo tanto en la fabricación de sus productos como en la prestación de sus servicios.

En nivel medios de digitalización recomendamos:

Centrar la atención en la mejora de procesos internos de poco valor para el cliente y que suponga un coste directo tanto en la fabricación de sus productos como en la prestación de sus servicios.

Valorar como establecemos nuestra relación con el cliente en entornos digitales no solo en la prestación del servicio, sino también en la compra del mismo (si es aplicable a la actividad de la empresa.

Iniciar un análisis de la tecnología que utiliza la empresa para la gestión de la misma identificando soluciones iCloud para entornos colaborativos.

Para niveles altos recomendamos:

Analizar soluciones cloud para la empresa que integren en una plataforma única y flexible principalmente erp, producción, logística, horas, distribución, proyectos, Tiempos y CRM (gestión de cliente),

Así mismo es importante valorar las soluciones cloud como soluciones colaborativas no solo para los profesionales de la empresa sino también para profesionales externos a la estructura de la empresa pero que influyen y aportan valor a la empresa.

Si su posición competitiva se encuentra ligeramente por debajo a otros referentes de su sector, recomendamos analizar como primer punto de partida las estructuras de costes de personal sobre ventas que aparecen en informes sectoriales para valorar la posición competitiva y establecer con posterioridad acciones vinculadas e mejorarla.

El primer dato de competitividad de la empresa se inicia por valorar los costes de personal sobre ventas. En función del sector los indicadores e índices varían, pero es un buen punto de partida para ver si realmente mi posición competitiva es correcta o no.

Posteriormente desarrolle acciones por etapas para mejorar la competitividad de su empresa, recomendando iniciarla por el control de gestión de su empresa con soluciones que le aporten valor en la gestión, información y toma de decisiones.

Si se confirma que la posición de su actividad empresarial o profesional se encuentra bien posicionada, le recomendamos trabajar estrategias vinculadas a la fidelización y experiencia de sus clientes a través de soluciones colaborativas e integradas para mejorar la relación con el cliente y desarrollar acciones asociadas a la mejora en la relación y experiencia de cliente.

El marco de actuación siempre ha de ser bajo entornos cloud y soluciones integradas.

Identifique como puede mantener su posición competitiva no solo en la estructura de costes, sino en la percepción del cliente y del mercado.

Para ello establezca objetivos vinculados a la transformación digital de su empresa no solo en la gestión interna o externa, sino también en la obtención de información para tomar decisiones adecuadas al momento.

Es importante observar el entorno y como los productos servicios van evolucionando en el entorno digital de la empresa y sobre todo como se cubren las necesidades de los clientes (empresas o particulares).

Recomendamos valorar estratégicamente la integración de los datos bajo una solución común y transversal que le aporte seguridad y evite procesos de integración offline de la información que pueden ser un riesgo no solo para sus datos sino también para sus procesos internos, así como análisis de la información.

Para un nivel medio es posible que se deban revisar las soluciones tecnológicas de su empresa para mejorar la integración y trazabilidad de procesos de producción o de su modelo de servicio.

Identifique donde requiere mayor integración e inicie dicho proceso es las áreas que considere oportunas. Cualquier proceso de integración requiere un trabajo por “capas” o fases priorizando por las más relevantes.

Si su nivel de integración es elevado, valore si dicha integración es offline u online y si se encuentran o desarrollan sus soluciones en entornos cloud.

El proceso de adaptación cloud está evolucionando de forma dispar en distintos sectores de actividad, pero irá alcanzando a todos en mayor o menor plazo de tiempo. Valorar como nos encontramos y donde en la transformación digital.

Posiblemente dispongamos de información de gestión contable o financiera, con algunos indicadores clave de la actividad.

Le recomendamos buscar e identificar soluciones donde pueda parametrizar la información que le puede ayudar a la toma de decisiones, evitando el uso de excels que en la mayoría suponen una integración de datos con los sistemas manual o poco efectiva.

La información financiera es el resultado de unas causas o “palancas” que se mueven en su empresa. Por este motivo es importante saber que indicadores comerciales, de procesos, de clientes, etc. condicionan su resultado económico- financiero y se encuentran correctamente integrados.

Comience a diseñar un modelo de gestión que identifique las palancas causa – efecto de su empresa. Este trabajo le ayudará a una futura implantación en lo que se refiere a sus prioridades de información y control de la empresa.

Si su nivel de información le aporta valor en la toma de decisiones, valore si puede implantar elementos preventivos o proactivos a través de avisos o alertas que el sistema detecte bajo los parámetros que se establezcan.

Podríamos estar hablando de sistemas de información avanzados o inteligentes, aunque es este caso, con un correcto sistema de alertas o avisos el sistema de información es preventivo.

Es importante valorar si la agilidad o eficiencia del proceso de facturación se encuentra condicionado por el software que utiliza o simplemente por la falta de revisión de su modelo de facturación (estructura de códigos de productos y servicios, autorizaciones internas, procesos manuales, modelos de precios distintos, políticas de descuentos, etc.).

En ocasiones, existen empresas con modelos de facturación funcionalmente operativos que requieren una revisión con el objetivo de poder disponer de mejor información de gestión.

Si el proceso de facturación es óptimo, analizar y valorar la capacidad de integración que la solución tiene con el resto de las soluciones que utiliza la empresa (principalmente la contabilidad y procesos de producción / Stock).

Como evolución sobre el modelo actual recomendamos valorar a medio plazo disponer de una solución de facturación 100% integrada con las soluciones de gestión de mi empresa en entornos 100% iCloud y con plataforma común de datos.

La contabilidad y la facturación de la empresa han de estar 100% integradas en cualquier empresa, pyme o micro pyme con independencia si la contabilidad se realiza de forma externa por un asesor o desde la propia empresa a través de distintos programas.

En la actualidad, solo 1 de cada 3 empresas cuenta con un sistema integrado en el que la contabilidad y la facturación funcionan como un todo. Disponer de dicha integración, no solo ayuda a la mejor trazabilidad de la información sino también a evitar problemas de integración de datos que tendrían repercusión fiscal por errores en dicha integración.

Si su empresa cuenta con soluciones tipo ERP o facturación y contabilidad integrada recomendamos dos pasos para avanzar en el proceso:
el primero, aprovechamiento máximo que aporta dicha integración. Existen muchas empresas que no obtienen el provecho del 100% de la solución que disponen.

El segundo, valorar soluciones iCloud que permitan accesibilidad a la información de su empresa desde cualquier dispositivo móvil o tableta.

En los casos en los que los niveles de integración son elevados, recomendamos valorar si las soluciones de facturación/ERP y contabilidad además de encontrarse en un entorno cloud, permiten facilitar información para la toma de decisiones mediante indicadores predictivos o basados en el control bajo criterios previamente preestablecidos por los responsables de la compañía.

La interrelación entre personas y procesos dentro de la empresa es uno de los restos de cualquier tipo de empresa, ya sea industrial y de servicio.

Identificamos grandes fugas de tiempo en escenarios colaborativos o en escenarios en los cuales las etapas de producción y servicio han de estar correctamente planificadas y diferenciadas.

Valore si las tareas entre distintos departamentos se comunican a través del
email en lugar de disponer de un punto de encuentro y control de dichas tareas (aplicable para empresas de servicios). En caso de procesos de producción deberíamos estar trabajando sobre trazabilidad de procesos y etapas de producción coordinadas.

Si su empresa cuenta con soluciones tipo ERP o facturación y contabilidad integrada recomendamos dos pasos para avanzar en el proceso:

El primero, aprovechamiento máximo que aporta dicha integración.

El segundo, valorar soluciones iCloud que permitan accesibilidad a la información de su empresa desde cualquier dispositivo móvil o tableta.

En este caso recomendamos valorar el nivel de conocimiento que tienen los profesionales de la empresa sobre las soluciones que se dispone. En ocasiones las compañías cumplen tecnológicamente con soluciones de alto valor, pero el nivel de implementación de las mismas no se encuentra a la altura de lo que se puede obtener de las mismas.

Es importante identificar si cuenta con un modelo comercial definido en su empresa desde la gestión de la oportunidad hasta el cierre de la misma como punto de partida. A partir del proceso y definición del modelo comercial deberá evaluar como gestiona dicha información y procesos de venta.

Este análisis previo es clave para ver y evaluar si su solución de software comercial le aporta dicha seguridad.

Si dispone de un modelo de gestión comercial y una solución tecnológica para ello, valore la posibilidad de la accesibilidad de la información a través de entornos iCloud.

Así mismo valore si su solución le permita conocer el estado de sus oportunidades o pipeline de venta con el objetivo de poder desarrollar previsiones y análisis cuantitativos y cualitativos de su actividad comercial.

Si su nivel de utilización es alto valore la capacidad de interacción de sus soluciones con clientes y colaboradores en entornos cloud.
Estas relaciones han de incidir no solo en la mejora de la relación comercial, sino también en la gestión del servicio con el cliente una vez se incorpora en la organización.

Considerando que en nivel no es el óptimo, recomendamos diferenciar la gestión de sus clientes entre potenciales y actuales (en este caso los que compran un producto o un servicio).

Una vez diferenciado este proceso valorar si la gestión de la información base del cliente la hemos desarrollado correctamente (segmentación, perfil de cliente, tamaño de empresa), para poder desarrollar acciones de promoción y venta concretas en función del perfil.

Estos criterios sirven tanto para clientes potenciales como actuales. El siguiente paso será valorar si nuestra solución tecnológica permite establecer flujos de trabajo diferenciados para el cliente potencial y el cliente ya existente.
Para poder desarrollar estas acciones sería recomendable utilizar un CRM.

Si el nivel es avanzado, valorar como sus herramientas de gestión de clientes se integra a procesos de facturación de forma inmediata y online.

En ocasiones existen soluciones CRM de gestión de clientes que carecen de una integración competitiva y fiable con los sistemas de facturación.

El siguiente nivel es poder disponer de dichos datos en entornos seguros y de flexibilidad de acceso para el equipo de comerciales, así como de las personas que se encargan del seguimiento y relación con el cliente, ya sea dentro o fuera de la empresa.

Para dar un paso más avanzado en el ámbito de la relación con sus clientes se podrían valorar dos entornos de relación muy útiles si se desarrollan con una estrategia correctamente definida.

1º Social Selling como el desarrollo y utilización de los canales sociales para la generación de relaciones y posibles leads.

2º Plataformas colaborativas, donde cliente y proveedor establecen relaciones vinculadas a la prestación del servicio y canal donde se comparten experiencias se establecen mecanismos de mejora sobre el propio servicio.

Recomendamos realizar un análisis interno y externo valorando si se encuentra competitivamente detrás de sus competidores o su sector, analizando posibles amenazas u oportunidades no identificadas y que pueda aplicar en breve.

Los procesos de transformación digital no son procesos en paralelo a su actividad empresarial, sino que deberán integrarse a su estrategia de negocio. La transversalidad de los mismos le obligará a plantearse mejoras en procesos de producción, información, comercial, priorizando en aquellos que directa o indirectamente afecten a su cuenta de resultados ya sea por optimización de costes o competitividad, como por aquellos que aporten crecimiento en su cifra de negocio.

Si su inquietud es alta y ya ha iniciado actividades de mejora interna, es fundamental comunicar internamente al equipo en que consiste la estrategia, que resultados esperamos y cuál es el papel de los profesionales en dicho proyecto.

Gran parte de las estrategias que se implantan en las empresas carecen por varios motivos, carencia de objetivos claros y acciones a desarrollar, pero fundamentalmente por una carencia de la comunicación a la totalidad de la organización.

Si el nivel de inquietud es alto valorar o ponderar el nivel de digitalización de la empresa hacia el exterior (Marketing online) o hacia el interior de la empresa (transformación digital).

Recomendamos valorar una estrategia a medio plazo.

Así mismo como hemos trasladado en algunas cuestiones anteriores es importante valorar la actualización en conocimientos para mantener el conocimiento de las tendencias del mercado.

Si no ha iniciado o no ha valorado completamente el nivel de inversión necesaria para desarrollar un plan de digitalización de su empresa ha de considerar que puede desarrollarlo de forma progresiva, que es importante valorar el retorno de la inversión realizada para agilizar su toma de decisiones y por último ha de valorar si el efecto de sus mejoras en la transformación digital de su empresa las visualizará el cliente en posibles precios más competitivos o en la mejora del servicio.

Es importante valorar que los procesos de transformación digital asociados a tecnología, el coste en ocasiones no viene vinculado por la propia solución, sino por el cambio de dinámicas de trabajo que deberá implantar y por tanto la adaptación a las mismas.

Si el nivel de inversión y planificación del proceso es avanzado, realice una estimación cuantitativa y cualitativa del resultado de su empresa. Valore incluso la posibilidad de integrar dichos resultados en la política de retribución de sus profesionales e incluso de usted como socio/a de la empresa.

Si nos encontramos en niveles de inversión elevados recomendamos ser selectivos en las inversiones a realizar, orientando las mismas hacia la innovación y diferenciación de la empresa con el objetivo de generar ventajas competitivas frente a terceros.

Recomendamos valorar escenarios de renovación de infraestructura técnica y por tanto de las soluciones de Software en entornos más seguros y de mayor flexibilidad y escalabilidad operativa para su empresa.

Los modelos de pago por uso o SaaS pueden aportar a su empresa una aplicación flexible de costes sin necesidad de inversión inicial de infraestructuras.

Si su valoración es media, entendemos que sus sistemas están en proceso o se encuentran en entornos colaborativos y 100% cloud.

Recomendamos revisar y valorar si la seguridad de sus datos es relevante y redundante, y si las soluciones de gestión le permiten escalabilidad y flexibilidad para afrontar el crecimiento de su empresa o simplemente para adaptarse a nuevos entornos de trabajo y relación con terceros.

Entendemos que sus sistemas están en proceso o se encuentran en entornos colaborativos y 100% cloud.

Recomendamos revisar y valorar si la seguridad de sus datos es relevante y redundante, y si las soluciones de gestión le permiten escalabilidad y flexibilidad para afrontar el crecimiento de su empresa o simplemente para adaptarse a nuevos entornos de trabajo y relación con terceros.

Posiblemente en este nivel nos encontramos con una relación puramente técnica de presentación de impuestos y cierres contables sin ninguna aportación de valor añadido en la gestión o información económico-financiera de su empresa.

Así mismo es posible que existe cierta dificultad en el intercambio de información de la empresa tanto documental como bancaria. Si es así, es necesario valorar la utilización de una misma solución que permita al despacho y a su empresa gestionar de forma compartida y colaborativa la información que por ambas partes se requieren.

En la actualidad es el asesor quién propone dichas soluciones que en ocasiones no contemplan una solución de facturación integrada.

Valore la posibilidad de mejorar la relación con el asesor en el trabajo colaborativo desde su solución y no desde la del asesor sobre todo si su empresa tiene un cierto tamaño y sistemas de información avanzados.

Es imprescindible trabajar la relación con el asesor de forma preventiva y predictiva, de modo que, utilizando la información que su empresa genera, el asesor pueda avanzar previsiones de impuestos y resultados que mejorarán la gestión de la fiscalidad de su empresa.

Considerando que su asesor desarrolla con plena satisfacción su servicio y soporte reactivo y proactivo sobre la gestión fiscal, contable y legal de su empresa, analice si en referencia a la parte contable y de seguimiento de su actividad el nivel de información recibido en sus estados financieros le permiten realizar un seguimiento completo de la gestión de su empresa.

Recomendamos, si no realiza esta actividad, mejorar las herramientas de gestión presupuestaria, cash Flow y previsiones. Estas mejoras, si en su organización no dispone de capacidad para realizarlas, puede suponer un salto cualitativo en el nivel de servicio y colaboración entre asesor-empresa.

En dicha línea de colaboración, recomendamos identificar soluciones del tipo powerbi o similares que permitan una explotación ágil de la información para otros indicadores de la actividad de su empresa.

Inicialmente la incidencia dependiendo del mercado y tipología de clientes será más o menos avanzado. Es posible que la incidencia de la compra o contratación de un servicio a través de nuestra web sea únicamente del 5%, cuando en otros sectores su incidencia pueda llegar al 100%.

Por este motivo, recomendamos analizar a su competencia, analizar los canales de venta utilizados y valorar la utilización de plataformas de e-commerce en su empresa con independencia del peso específico de la venta a través de canales de e-commerce sobre el total de su facturación.

Posiblemente se encuentra en proceso de valorar los canales e-commerce o canales online que le permita experimentar como empresa el comportamiento del consumidor y usuario.

En este sentido, es importante valorar soluciones que le permitan integrar las plataformas de e-commerce con la gestión interna de la empresa.

Si ha adaptado soluciones de e-commerce en su empresa u otras sobre contratación de servicios, valore los siguientes puntos:

a. Si la experiencia de usuario es correcta a través de métricas de su propia web o plataforma de e-commerce.
b. Contacte con clientes y usuarios para conocer la experiencia cualitativa de compra del producto y servicio para mejorar su evolución y resultados.

Recomendamos revisar las actividades que intervienen en el proceso, evaluando económicamente aquellas cuyo impacto directo en el coste del producto o servicio inciden en mayor medida.

Otra variable que identificar es el tiempo y cómo puede afectar no solo en los costes sino en los tiempos de entrega.

En estos procesos, con independencia de la tecnología utilizada, valorar la intervención de colaboradores o partners que podrían integrarse en dicho proceso.

Como último paso, analizar y valorar la incorporación de soluciones cloud que permitan medir, valorar y cuantificar de forma integrada no solo la fiabilidad de los procesos, sino también el coste y su efecto en la rentabilidad del cliente.

Si el nivel de integración es elevado u óptimo establecer indicadores de seguimiento y eficiencia interna que permitan seguir los parámetros de calidad de su empresa.

Si su valoración es alta, es importante conocer también la valoración del cliente sobre la prestación del servicio y sus expectativas. En niveles desarrollados como el de su empresa, este factor es determinante para mantener sus niveles de diferenciación.

Recomendamos revisar el sistema de información de su empresa identificando si su empresa dispone de la siguiente tipología de indicadores:

• Económicos
• Financieros y de tesorería
• Facturación y estadística de ventas
• Clientes
• Procesos y Actividades
• Costes Directos e indirectos
• Área comercial (oportunidades, presupuestos comerciales, ventas)
• Precios medios o rentabilidad de clientes

En principio estos serían los indicadores que su empresa debería gestionar o disponer.

Así mismo sería interesante analizar el modo sobre cómo se genera dicha información, la utilidad de la misma y la razonabilidad. Este punto es importante sobre todo cuando los sistemas de información no se encuentran integrados y existen errores o incoherencias.

Si su empresa cuenta con un sistema de información competitivo y que le permite no solo recibir información, sino también tomar decisiones, nos encontraremos en un escenario óptimo.

Así mismo sería interesante analizar el modo sobre cómo se genera dicha información, la utilidad de la misma y la razonabilidad. Este punto es importante sobre todo cuando los sistemas de información no se encuentran integrados y existen errores o incoherencias que en ocasiones se genera al utilizar plataformas o sistemas de información no integrados.

Valorar cual es el nivel de información predictiva o preventiva que genera la empresa para la toma de decisiones, así como la accesibilidad de la misma en un punto de información general donde podemos obtener y visualizar desde la información financiera a la directamente vinculada a la actividad de la empresa.

En ocasiones es difícil poder valorar cuantitativa y cualitativamente el resultado de la estrategia digital y si la inversión realizada aporta a su empresa el retorno esperado en el tiempo previsto.

Bajo esta perspectiva de incertidumbre o desconocimiento le recomendamos iniciar el camino de la valoración de su modelo digital partiendo de su web como punto de contacto para el cliente digital.

Identifique los siguientes puntos de revisión:

• Web bajo la perspectiva técnica y tecnológica. La estética o un buen dominio no son elementos relevantes para la efectividad de su actividad digital.
• Estructura de la oferta de servicios. En ocasiones el cliente accede y no entiende ni nuestra actividad ni la estructura de la oferta.
• Estrategia digital: Valorar si la gestión de contenidos y difusión a través de redes sociales, redes profesionales y email marketing son realmente efectivas, no solo en los seguidores sino en la generación de leads / referencias u oportunidades.

En el nivel medio recomendamos, entendemos que la empresa cuenta con una estructura mínima de marketing online y offline con la que está generando resultados.

En referencia al marketing digital, nuestra recomendación es desarrollar y analizar métricas sobre todos los canales que utiliza en la actividad, así como de su propia página web.

En la actualidad existen soluciones que permiten evaluar la estrategia digital de su empresa, compararlas con su competencia, valorar palabras clave donde pueda incidir mejor en los resultados y en definitiva poder orientar mejor su estrategia digital para la generación de leads y seguidores.

Un elemento que nunca hemos de perder de vista en la base de datos como principal objetivo de cualquier estrategia de marketing.

Valorar cual es el nivel de información predictiva o preventiva que genera la empresa para la toma de decisiones, así como la accesibilidad de la misma en un punto de información general donde podemos obtener y visualizar desde la información financiera a la directamente vinculada a la actividad de la empresa.

Recomendamos diseñar un modelo basado en las responsabilidades y no en las tareas que los profesionales van a desarrollar en los próximos años.

En ocasiones las organizaciones se centran en procesos y tareas, pero no en el objetivo final de su aportación al cliente y modelo de negocio.

Diseñar un mapa de responsabilidades para la organización y en paralelo recomendamos el diseño de un plan donde se identifique como y en qué posición va a incidir dicho cambio.

En una primera etapa identificaremos procesos y actividades que afectan a procesos y de forma paulatina identificaremos que los procesos y el cambio es exponencial por los beneficios y la propia dinámica de la empresa.

Todos estos cambios se verán sujetos y condicionados dependiendo del perfil de empresa y sector.

Recomendamos diseñar un mapa de responsabilidades para la organización y en paralelo recomendamos el diseño de un plan donde se identifique como y en qué posición va a incidir dicho cambio de transformación digital en la empresa y concretamente en los procesos o actividades que lleven a cabo.

Así mismo, establecer una evaluación del desempeño y un plan de formación adecuado son los elementos que pueden permitir un correcto acompañamiento.